Consegne con il proprio personale: come organizzarle in una pizzeria di paese

In un comune piccolo le consegne non sono distribuite sulla serata. Arrivano quasi tutte in due ore, e quasi tutte il venerdì e il sabato. Chi consegna con il proprio personale lo sa bene: il problema non è il martedì, quando il ragazzo in motorino aspetta al banco, ma le 20:30 del sabato, quando le pizze escono più in fretta di quanto qualcuno riesca a portarle.

Organizzarsi bene significa partire da questo picco e lavorare all'indietro.

Il conto che conviene fare per primo

La domanda giusta non è "quanti rider mi servono", ma "quanti giri fa un rider in un'ora sul mio territorio". Un giro comprende il ritiro al banco, il tragitto, la consegna (citofono, scale, resto da dare) e il ritorno.

Facciamo un esempio. Se il tuo comune si attraversa in dieci minuti e una consegna, tra porta e ritorno, ne richiede in media venti, un rider fa tre giri l'ora. Se porta due ordini per giro quando le case sono vicine, arriva a cinque o sei consegne l'ora, non di più. Con trenta consegne tra le 19:30 e le 21:30, cioè quindici l'ora, ti servono almeno tre persone in strada in quelle due ore.

Il numero cambia molto da paese a paese: salite, sensi unici, frazioni sparse, parcheggio impossibile in centro. Per questo conviene misurarlo invece di stimarlo. Per due settimane annota l'orario di uscita e di rientro di ogni giro. Bastano un quaderno vicino al forno o le note del telefono.

Turni: coprire il picco, non la serata

Il costo maggiore delle consegne proprie è il tempo pagato in cui il rider aspetta. Per ridurlo:

• tieni un rider fisso per tutta la sera, che copre l'inizio e la fine del servizio
• aggiungi gli altri solo per le due ore centrali, quando arriva la maggior parte degli ordini
• nei giorni feriali valuta se una persona basta, magari con l'aiuto di chi sta in sala nei momenti più tranquilli
• nelle sere di eventi (partite, feste patronali, maltempo) prevedi un rider in più: sono le sere in cui gli ordini a domicilio salgono di colpo

Chi consegna deve sapere con anticipo quando lavora. Un turno chiesto alle 19 del sabato stesso è un turno che spesso resta scoperto.

Zone: decidere dove arrivi e in quanto tempo

Più lontano consegni, meno giri fai. Una consegna in una frazione a dieci minuti dal centro vale, in termini di tempo, quanto due consegne in centro. Per questo conviene dividere il territorio:

• una zona vicina, dove arrivi in pochi minuti e che copri sempre
• una zona più lontana, con un ordine minimo più alto o un costo di consegna maggiore
• eventuali località che nelle sere piene preferisci non servire

Disegnare le zone sulla mappa, una volta, aiuta anche a spiegarle ai clienti. "Consegniamo fino al bivio" funziona al telefono con chi ti conosce, molto meno con chi ordina per la prima volta.

Il vero limite è la cucina, non il motorino

Avere tre rider non serve se il forno sforna dodici pizze ogni dieci minuti. La capacità di consegna va tenuta allineata a quella della cucina. Se in un quarto d'ora escono al massimo otto pizze, accettare dieci consegne per lo stesso orario significa promettere un ritardo.

La soluzione più semplice è accettare gli ordini a fasce orarie: un certo numero di consegne ogni quarto d'ora, in base ai rider in servizio. Quando una fascia è piena, il cliente sceglie quella dopo. Chi ordina alle 20:00 per le 20:45 aspetta volentieri, purché la pizza arrivi davvero alle 20:45.

Cosa fare nelle sere di punta

Anche con turni e fasce ci saranno sere in cui gli ordini superano le forze. Qualche accorgimento:

• raggruppa le consegne vicine nello stesso giro, ma senza far aspettare la prima pizza più di qualche minuto
• prepara prima le pizze che fanno la strada più lunga
• avvisa subito il cliente se un ordine sarà in ritardo: una chiamata o un messaggio prima vale più di dieci scuse dopo
• in caso di forte ritardo offri l'asporto: molti, se abitano vicino, passano volentieri a ritirare

Un'altra buona abitudine è controllare a fine serata quali consegne sono arrivate in ritardo e perché. Dopo qualche settimana gli schemi si vedono: sempre la stessa frazione, sempre la stessa fascia, sempre la sera in cui manca qualcuno.

Il personale e le regole

Chi consegna per te è un tuo collaboratore e va inquadrato come tale, con il contratto e l'assicurazione adatti al mezzo che usa. La forma giusta dipende dal numero di ore e dal tipo di rapporto: è un tema da vedere con il consulente del lavoro prima di iniziare, non dopo il primo incidente.

Vale la pena anche dare a chi consegna poche regole chiare: come si presenta, cosa fa se il cliente non risponde, come gestisce il contante, cosa fa se la pizza si rovina per strada.

Come funziona su Puork

Puork è pensato per locali che consegnano con il proprio personale. All'apertura del servizio il locale indica quanti rider ha attivi, e l'app offre ai clienti solo gli orari che quei rider possono coprire: uno slot di consegna per rider a ogni intervallo scelto dal locale, più gli orari d'asporto. Quando una fascia è piena, il cliente vede la successiva. Le zone di consegna si disegnano sulla mappa, ciascuna con il suo costo e il suo ordine minimo. I dettagli sono nella pagina Apri il tuo locale.